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Canadian Public Health Association

Règlements

Approuvés le 10 juin 2013

Nota bene : Lorsqu'il semble y avoir un conflit entre la version française des présents règlements et leur version anglaise, la version anglaise aura préséance. S'il est nécessaire ou conseillé de le faire, les dispositions incompatibles de la version française seront modifiées de manière à supprimer tout conflit et à correspondre avec les dispositions de la version anglaise.

Définitions

  1. Dans les présents règlements et leurs annexes, ainsi que dans tous les autres règlements et résolutions de l'Association, sauf indication contraire :
    1. « Loi » s'entend de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (L.C. 2009, ch. 23), y compris les règlements pris en vertu de la Loi et tout statut ou règlement éventuellement substitué, ainsi que leurs modifications;
    2. « Statuts » s'entend des Statuts de prorogation de l'Association;
    3. « Association » désigne l'Association canadienne de santé publique;
    4. « Conseil » désigne le conseil d'administration de l'Association;
    5. « Charte » désigne la charte originale de l'Association sanctionnée au nom de Sa Majesté par le gouverneur général le premier jour d'avril de l'an mil neuf cent douze, telle que modifiée ultérieurement par une loi du Parlement sanctionnée au nom de Sa Majesté par le gouverneur général le trente-et-unième jour de mars de l'an mil neuf cent soixante;
    6. « Administrateurs/trices » désigne les membres du conseil d'administration de l'Association, ce qui inclut les membres élu(e)s et les membres nommé(e)s; « Administrateur(trice) » désigne n'importe laquelle de ces personnes;
    7. « Documents » désigne les actes de l'Association, les hypothèques, les prêts hypothécaires, les charges, les actes de transport, de transfert et de cession de propriété de biens meubles ou immeubles, les ententes, les renonciations, les reçus et les décharges à l'égard du paiement de sommes d'argent ou d'autres obligations, les actes de transport, de transfert et de cession de quotes-parts, d'obligations, de débentures ou d'autres valeurs, ainsi que tous les écrits;
    8. « Procédure électorale » désigne la procédure d'élection des Administrateur(trice)s établie par le Conseil de temps à autre, y compris, mais non exclusivement, la procédure d'élection du/de la président(e) désigné(e);
    9. « Membre » ou « Membres » désigne toute personne appartenant à l'une ou l'autre des catégories de membres de l'Association; il peut s'agir de Membres actifs/actives, de Membres honoraires,  de Membres étudiant(e)s, de Membres retraité(e)s ou de Membres internationaux/internationales;
    10. « Personne » désigne une entreprise à propriété individuelle, un partenariat, une association non constituée en personne morale, un syndicat non constitué en personne morale, un organisme non constitué en personne morale, une fiducie, une personne morale, une autorité gouvernementale ou une personne physique en sa capacité de fiduciaire, d'exécuteur(trice), d'administrateur(trice) ou de représentant(e) légal(e);
    11. « Règlement » s'entend du règlement découlant de la Loi, et de ses modifications successives, ainsi que tout règlement l'ayant remplacé; dans un tel cas, les renvois dans le règlement administratif de l'Association aux dispositions du Règlement s'entendent comme des renvois aux dispositions ayant été remplacées dans le nouveau Règlement;
    12. « Résolution  extraordinaire» désigne une résolution prise par les Administrateur(trice)s et confirmée avec ou sans modification par au moins les deux tiers des suffrages exprimés lors d'une assemblée générale des Membres de l'Association dûment convoquée à cette fin;
    13. « Membre votant(e) » désigne tout(e) Membre que le Conseil a statué comme étant habilité(e) à voter lors d'une assemblée des Membres.

Membres

  1. Sous réserve des Statuts, il y a cinq (5) catégories d'adhésion à l'Association. L'adhésion n'est disponible qu'aux personnes intéressées à promouvoir l'objet de l'Association et qui ont demandé et obtenu le titre de Membre de l'Organisation sur résolution du Conseil ou de toute autre façon que le Conseil pourra déterminer. Chaque Membre a droit à recevoir avis des assemblées des Membres de l'Association, à y assister et à y voter. Les cinq (5) catégories d'adhésion sont les suivantes :
    1. Membre actif/active;
    2. Membre honoraire;
    3. Membre étudiant(e);
    4. Membre retraité(e);
    5. Membre international(e).
  2. Le statut de Membre actif/active peut être accordé aux personnes qui souscrivent aux objectifs de l'Association. Chaque Membre actif/active a droit à une (1) voix à chaque assemblée des Membres de l'Association.
  3. Le statut de Membre honoraire peut être accordé en reconnaissance des états de service distingués d'une personne à l'égard des objectifs promulgués par l'Association. Chaque Membre honoraire a droit à une (1) voix à chaque assemblée des Membres de l'Association.
  4. Le statut de Membre étudiant(e) peut être accordé aux personnes qui, au moment de leur adhésion, étudient à plein temps dans un établissement d'enseignement postsecondaire. Chaque Membre étudiant(e) a droit à une (1) voix à chaque assemblée des Membres de l'Association.
  5. Le statut de Membre retraité(e) peut être accordé aux personnes qui, au moment de leur adhésion, ont pris leur retraite d'un emploi à plein temps. Chaque Membre retraité(e) a droit à une (1) voix à chaque assemblée des Membres de l'Association.
  6. Le statut de Membre international(e) peut être accordé aux personnes qui, au moment de leur adhésion, ne sont pas résidentes du Canada. Chaque Membre international(e) a droit à une (1) voix à chaque assemblée des Membres de l'Association.
  7. Un(e) Membre en règle est habilité(e) à assister et à participer à toutes les assemblées des Membres de l'Association et peut chercher à obtenir une fonction élective.
  8. Un(e) Membre peut se retirer de l'Association en lui faisant parvenir, à l'attention du Directeur général/de la Directrice générale, un avis de renonciation écrit.
  9. L'intérêt d'un(e) Membre dans l'Association est incessible; il devient caduc et cesse d'exister dans les circonstances suivantes :
    1. au décès ou à la dissolution du/de la Membre;
    2. à la date d'expiration de la période d'adhésion du/de la Membre (le cas échéant);
    3. lorsque le/la Membre cesse d'être Membre en démissionnant conformément à l'article 9;
    4. lorsque le/la Membre est expulsé(e) conformément à l'article 11;
    5. si l'Association est liquidée ou dissoute au titre de la Loi.
  10. Le Conseil est autorisé à suspendre ou à expulser tout(e) Membre de l'Association, à sa seule et absolue discrétion, pour un ou plusieurs des motifs suivants :
    1. la personne a violé une disposition des Statuts ou du règlement administratif de l'Association;
    2. la conduite de la personne peut porter préjudice à l'Association;
    3. tout autre motif que le Conseil estime raisonnable en ce qui a trait à l'objet de l'Association.

    Advenant que le Conseil détermine qu'un(e) Membre doit être expulsé(e) ou suspendu(e) de l'Association, le Directeur général/la Directrice générale ou tel(le) autre dirigeant(e) que le Conseil peut désigner l'avise de sa suspension ou de son expulsion avec vingt (20) jours de préavis. Le/la Membre peut communiquer par écrit avec le Directeur général/la Directrice générale, ou tel(le) autre dirigeant(e) que le Conseil peut désigner, en réponse au préavis reçu, dans ce même délai de vingt (20) jours. Si aucune communication écrite n'est reçue par le Directeur général/la Directrice générale ou tel(le) autre dirigeant(e) que le Conseil peut désigner, l'Association peut aviser le/la Membre de sa suspension ou de son expulsion de l'Association. Si une communication écrite est reçue conformément au présent article, le Conseil en fait l'étude, en arrive à une décision finale et avise le/la Membre de cette décision dans un délai de vingt (20) jours à compter de la date de réception de la communication. La décision du Conseil est finale, exécutoire et sans appel.

  11. En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des Membres est nécessaire pour modifier le présent article du règlement administratif si ladite modification touche les droits ou les conditions d'adhésion décrits aux alinéas 197(1)e), h), l) ou m) de la Loi.

Assemblées des Membres

  1. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale des Membres doit avoir lieu au siège de l'Association ou à tout endroit au Canada choisi par le Conseil, à la date déterminée par ce dernier.
  2. L'assemblée annuelle doit avoir lieu à la date et à l'heure déterminées par le Conseil, mais elle ne peut en aucun cas se tenir plus de quinze (15) mois après l'assemblée annuelle précédente.
  3. Les points de l'ordre du jour de l'assemblée annuelle doivent inclure la présentation des états financiers et du rapport de vérification, la nomination du vérificateur/de la vérificatrice et tout autre point décidé par le Conseil.
  4. Le Conseil convoque une assemblée extraordinaire des Membres, conformément à l'article 167 de la Loi, à la demande écrite de Membres ne représentant pas moins de 5 % des droits de vote. Si les Administrateur(trice)s ne convoquent pas l'assemblée dans un délai de vingt-et-un (21) jours après avoir reçu la demande en question, tout(e) Membre ayant signé la demande peut convoquer l'assemblée.
  5. Vingt-cinq (25) Membres ayant le droit de vote présent(e)s en personne forment le quorum lors d'une assemblée des Membres. Aucun point ne peut être débattu à moins d'avoir le quorum nécessaire au commencement du débat.
  6. En l'absence du/de la président(e) et du/de la président(e) désigné(e), les Membres ayant le droit de vote qui assistent à une assemblée des Membres doivent choisir un(e) autre membre du Conseil pour assumer la présidence; si aucun(e) Administrateur(trice) n'est présent(e), ou que personne parmi les membres du Conseil n'accepte d'assumer la présidence de l'assemblée, les Membres votant(e)s présent(e)s doivent choisir en leur sein une personne qui assumera la présidence.
  7. Le lieu et la date d'une réunion des Membres sont envoyés par les moyens suivants à chaque Membre habile à voter à la réunion :
    1. par la poste, par service de messagerie ou par livraison personnelle à chaque Membre habile à voter à la réunion, entre 21 et 60 jours avant la tenue de la réunion; ou
    2. par communication téléphonique, électronique ou autre moyen de communication à chaque Membre habile à voter à la réunion, entre 21 et 35 jours avant la tenue de la réunion.

    En vertu du paragraphe 197(1) de la Loi, une résolution extraordinaire des Membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'Association afin de changer les façons d'aviser les Membres habiles à voter aux assemblées.

  8. L'avis d'une assemblée où des affaires extraordinaires seront traitées devrait fournir aux Membres suffisamment de détails pour leur permettre de se former un jugement éclairé sur celles-ci.
  9. Chaque Membre votant(e) présent(e) dispose d'une voix lors de l'assemblée des Membres.
  10. Sauf disposition à l'effet contraire des Règlements de l'Association, les Membres votant(e)s doivent, lors des assemblées, trancher chaque question à la majorité des voix.
  11. Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée annuelle ou générale des Membres n'annulera ladite assemblée, ni les résolutions qui y ont été prises ou les délibérations qui y ont été faites. Tout(e) Membre peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis, et tout(e) Membre détenant un droit de vote peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui ont été faites ou les résolutions qui ont été prises lors de l'assemblée. Les Membres, Administrateur(trice)s ou Dirigeant(e)s recevront l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de l'Association.

Conseil d'administration

  1. Les biens et les affaires internes de l'Association sont administrés par un Conseil au nombre d'Administrateur(trice)s précisé dans les Statuts. Si les Statuts prévoient un nombre minimum et un nombre maximum d'Administrateur(trice)s, le Conseil est composé du nombre fixe d'Administrateur(trice)s décidé à l'occasion par les Membres par résolution ordinaire ou, si la résolution ordinaire habilite les Administrateur(trice)s à en décider, par résolution ordinaire du Conseil.
  2. Le Conseil est composé :
    1. du/de la Président(e) et du/de la Président(e) désigné(e), élu(e)s par les Membres votant(e)s à la fois comme Dirigeant(e)s et comme Administrateur(trice)s, conformément à la Procédure électorale;
    2. d'au moins six (6) et d'au plus huit (8) Administrateur(trice)s élu(e)s, dont un(e) (1) Membre étudiant(e).
  3. Les Administrateur(trice)s doivent être des particuliers, avoir au moins 18 ans et être habilités par la Loi à passer un contrat. Toutes les personnes élues au sein du Conseil doivent être des Membres ayant droit de vote.
  4. Les Administrateur(trice)s sont élu(e)s par les Membres ayant le droit de vote, conformément à la Procédure électorale, comme en décide le Conseil de temps à autre.
  5. Les Administrateur(trice)s, sauf le/la Président(e) et le/la Président(e) désigné(e), s'acquittent d'un mandat d'un (1), de deux (2) ou de trois (3) ans, comme statué par le Conseil avant leur élection.
  6. Chaque Administrateur(trice), sauf le/la Président(e), dispose d'une (1) voix sur toute question portée devant le Conseil pour décision. Les questions soulevées lors d'une réunion du Conseil sont décidées à la majorité des voix. Le/la Président(e) ne peut voter que pour départager les voix, le cas échéant, sur une question portée devant le Conseil.
  7. Le/la Président(e) désigné(e) est élu(e) par les Membres votant(e)s, comme Dirigeant(e) et comme Administrateur(trice), conformément à la Procédure électorale et siège pendant deux (2) ans. Au deuxième (2e) anniversaire de l'élection, le/la Président(e) désigné(e) devient Président(e). Le/la Président(e) exerce un mandat de deux (2) ans ou jusqu'à la première réunion ordinaire du Conseil à laquelle son successeur entre en fonction selon le règlement administratif. Advenant que le/la Président(e) désigné(e) soit incapable d'exercer la présidence, un nouveau/une nouvelle Président(e) désigné(e) et un nouveau/une nouvelle Président(e) sont élu(e)s par les Membres votant(e)s selon la Procédure électorale. Advenant que le/la Président(e) soit incapable de terminer son mandat, le/la Président(e) désigné(e) assume la présidence, et un nouveau/une nouvelle Président(e) désigné(e) est élu(e) par les Membres votant(e)s selon la Procédure électorale. Si le/la Président(e) désigné(e) est tenu(e) d'assumer la présidence pour terminer le mandat de son prédécesseur, cela ne l'empêche pas d'exercer ensuite un plein mandat en tant que Président(e).
  8. Un(e) Administrateur(trice) par ailleurs admissible a le droit de se porter candidat(e) ou d'être nommé(e) à un poste au Conseil pendant au plus deux (2) mandats consécutifs, après quoi, sous réserve de ce qui suit, il/elle ne peut plus être élu(e) ni nommé(e) de nouveau tant qu'une période de onze (11) mois ne s'est pas écoulée depuis la date à laquelle il/elle a cessé d'être membre du Conseil. Toutefois, dans le cas d'un(e) Président(e) désigné(e) ou d'un(e) Président(e), les états de service de l'Administrateur(trice) avant son mandat à la présidence, selon le cas, ne sont pas comptés pour les besoins de déterminer si le présent article est respecté.
  9. Il y a automatiquement vacance à un poste d'Administrateur(trice) si le/la titulaire cesse d'être habile à agir en tant que membre du Conseil comme l'exige la Loi ou en vertu des dispositions des Règlements de l'Association ou :
    1. si lors d'une assemblée extraordinaire des Membres, il est adopté, par les deux tiers (2/3) des Membres ayant le droit de vote présent(e)s, une résolution visant à lui retirer sa charge;
    2. si l'Administrateur(trice) se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au/à la Président(e) de l'Association;
    3. si l'Administrateur(trice) s'absente de trois (3) réunions ordinaires consécutives du Conseil, sans motif valable selon le Conseil; il/elle est alors réputé(e) avoir démissionné;
    4. si l'Administrateur(trice) est jugé(e) mentalement incapable ou perd la raison;
    5. si l'Administrateur(trice) suspend le paiement de ses dettes auprès de ses créditeurs ou encore les règle à l'amiable, cède ses biens en vertu de la Loi sur la faillite ou encore est déclaré insolvable;
    6. si l'Administrateur(trice) meurt.
  10. En cas d'allégation :
    1. de non-conformité aux Statuts ou aux règlements administratifs de l'Association; ou
    2. de conduite jugée par le Conseil comme étant préjudiciable à l'Association,

    le Conseil peut faire enquête et déterminer la validité de telles allégations et peut, à sa seule discrétion, prendre les mesures qu'il juge pertinentes, ce qui inclut sans s'y limiter, déclarer que l'Administrateur(trice) n'a plus les qualités requises pour siéger au Conseil et doit remettre sa démission.

    Le Conseil avise d'abord l'Administrateur(trice), par écrit, de la nature et de la portée des allégations et lui offre la possibilité de se défendre contre elles; le Conseil avise aussi d'abord l'Administrateur(trice), par écrit, de toute mesure que le Conseil pourrait prendre pour décider de la validité des allégations.

  11. Un siège vacant au Conseil est pourvu comme suit :
    1. Si le siège devient vacant en raison du retrait d'un(e) Administrateur(trice) par les Membres conformément à l'alinéa 32a) ci-dessus, il peut être pourvu à la suite d'un vote à la majorité des Membres; l'Administrateur(trice) élu(e) pour remplacer l'Administrateur(trice) retiré(e) exerce ses fonctions pour le reste du mandat de ce dernier/cette dernière;
    2. Tout autre siège vacant au Conseil peut être pourvu pour le reste du mandat par les Administrateur(trice)s en fonction, s'ils le jugent opportun, tant qu'il y a un quorum d'Administrateur(trice)s en fonction, à condition qu'en l'absence de quorum, les Administrateur(trice)s restant(e)s convoquent immédiatement une assemblée des Membres pour pourvoir le siège vacant, à défaut de quoi (ou s'il n'y a pas d'Administrateur(trice)s en fonction) l'assemblée peut être convoquée par n'importe quel(le) Membre.
  12. Un(e) Administrateur(trice) ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge en soi, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu'il/elle fait dans l'exercice de ses fonctions.

Pouvoirs des Administrateur(trice)s

  1. Sous réserve de la Loi, les Administrateur(trice)s ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de l'Association, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la Loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que les Statuts ou tout autre règlement de l'Association lui permet.
  2. Sous réserve des contraintes établies dans les Règlements ou dans les Statuts de l'Association, le Conseil peut :
    1. emprunter de l'argent sur le crédit de l'Association;
    2. restreindre ou augmenter la somme à emprunter;
    3. émettre des débentures ou autres valeurs de l'Association;
    4. engager ou vendre les débentures ou autres valeurs qui semblent appropriées pour les sommes et aux prix jugés opportuns;
    5. garantir ces débentures, ou autres valeurs, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de l'Association, au moyen d'une hypothèque, d'une charge ou d'un nantissement visant tout ou partie des biens meubles et immeubles que l'Association possède couramment à titre de propriétaire ou qu'elle a subséquemment acquis, ainsi que tout ou partie de l'entreprise et des droits de l'Association;
    6. autoriser des dépenses au nom de l'Association;
    7. réglementer la nomination, les fonctions, les obligations, la révocation et la rémunération des mandataires, des dirigeant(e)s et des employé(e)s de l'Association;
    8. réglementer le moment et le lieu de la tenue des assemblées des Membres, la convocation des assemblées des Membres et des réunions du Conseil, le quorum à ces assemblées et réunions, et la procédure à suivre lors de celles-ci;
    9. réglementer la conduite des affaires de l'Association en ce qui concerne tous les autres détails pour lesquels il n'existe aucune disposition précise;
    10. nommer des comités et établir des groupes consultatifs dont le mandat des membres prend fin lorsque le Conseil le décidera. Le Conseil détermine les responsabilités et les pouvoirs de ces comités et groupes consultatifs;
    11. créer un fond dont le capital et les intérêts peuvent être disponibles pour faire la promotion des objectifs de l'Association selon les conditions prescrites par le Conseil.
  3. Le Conseil peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à l'Association d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des héritages, des cadeaux, des octrois, des règlements, des legs, des dotations et des dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l'Association.
  4. Le Conseil peut nommer les mandataires et embaucher les employé(e)s qu'il juge nécessaire le cas échéant; ces personnes détiennent les pouvoirs et exercent les fonctions établis par le Conseil au moment de leur nomination.

Réunions du conseil d'administration

  1. Le Conseil peut réserver une ou plusieurs journées par année à la tenue de ses réunions ordinaires, à l'endroit et à la date indiqués. Les réunions du conseil d'administration peuvent aussi être convoquées par le/la Président(e) ou au suffrage d'au moins le tiers (1/3) du nombre total de membres du Conseil.
  2. Un(e) Administrateur(trice) peut participer à une réunion du Conseil par conférence téléphonique ou par tout autre moyen permettant aux participant(e)s de communiquer entre eux/elles; un(e) membre du Conseil qui participe à une réunion par un tel moyen est considéré(e) comme étant présent(e) à la réunion.
  3. Un avis de convocation par écrit à une réunion du conseil d'administration doit être fourni à chaque membre du Conseil au moins quarante-huit (48) heures à l'avance. L'avis doit être par écrit, et il doit être remis en personne, envoyé par courrier recommandé affranchi, ou transmis par courriel ou par télécopieur. Un avis remis en personne ou transmis par courriel ou par télécopieur est considéré comme ayant été donné à la date de livraison; un avis envoyé par courrier recommandé affranchi est considéré comme ayant été donné le deuxième jour ouvrable suivant la date de l'envoi. Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une réunion du Conseil n'annulera ladite réunion, ni les résolutions qui y ont été prises ou les délibérations qui y ont été faites. Tout(e) Administrateur(trice) peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis, et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui ont été faites ou les résolutions qui ont été prises lors de la réunion.
  4. Sauf si un vote est exigé par le/la Président(e) ou demandé par un(e) membre du Conseil, toutes les questions des réunions du Conseil doivent être décidées à mains levées. La déclaration par le/la Président(e) qu'une résolution est adoptée, et une consignation à cet effet au procès-verbal, constituent la preuve concluante de l'adoption de cette résolution, sans qu'il soit nécessaire d'enregistrer le nombre ou la proportion des suffrages exprimés pour ou contre la résolution.
  5. Une résolution écrite, signée par l'ensemble des Administrateur(trice)s habiles à voter sur cette résolution à une réunion du Conseil, est aussi valide que si elle est adoptée à une réunion du Conseil. Un exemplaire de chaque résolution écrite de la sorte est conservé avec les procès-verbaux des réunions du Conseil.
  6. Sous réserve de ce qui suit, une majorité des Administrateur(trice)s siégeant forme le quorum des réunions du Conseil. Lorsqu'il y a quorum à une réunion du Conseil, ses membres sont aptes à exercer les autorités, pouvoirs et discrétions qui leur sont attribués par les Règlements de l'Association ou par la Loi.

Indemnisation des Administrateur(trice)s et autres

  1. Un(e) membre du Conseil, de même que ses héritiers/héritières, exécuteur(trice)s, administrateur(trice)s, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de l'Association :
    1. de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet(te) Administrateur(trice) supporte ou subit au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui/elle en raison d'actes faits ou de choses accomplies ou permises par cette personne dans l'exercice et pour l'exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements;
    2. de tous autres frais, charges et dépenses qu'il/elle supporte ou subit au cours ou à l'occasion des affaires de l'Association, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.
  2. Les Administrateur(trice)s ou dirigeant(e)s ne peuvent être tenu(e)s responsables des gestes, encaissements, actes de négligence ou omissions de quelque autre Administrateur(trice), dirigeant(e) ou employé(e), ou d'y avoir participé à des fins de conformité. Ils/elles ne peuvent pas non plus être tenu(e)s responsables des pertes, dommages ou frais subis par l'Association, ni des autres pertes, dommages ou revers de fortune survenant dans le cours de l'exécution de leurs fonctions ou de leurs responsabilités fiduciaires, ou relativement à celles-ci, sauf si ces problèmes sont le fait de leur négligence ou encore de gestes ou d'omissions volontaires de leur part. Cette indemnisation comprend, sans s'y limiter, toute perte subie par suite de l'insuffisance ou du défaut du titre de propriété d'un bien acquis par l'Association ou pour celle-ci, ou en raison de l'insuffisance d'une valeur dans laquelle des fonds de l'Association sont investis, ainsi que toute perte ou tout dommage subis par suite de la faillite, de l'insolvabilité ou des actes délictueux de quelque Personne auprès de laquelle des fonds, des valeurs ou des biens sont déposés.
  3. Les Administrateur(trice)s n'ont aucun devoir ni aucune responsabilité à l'égard d'un marché conclu, d'un geste posé ou d'une transaction effectuée pour le compte de l'Association ou en son nom, sauf pour les marchés, les gestes et les transactions présentés au Conseil, puis autorisés et approuvés par ce dernier.

Membres du bureau (dirigeant(e)s)

  1. Le bureau de l'Association est composé du/de la Président(e), du/de la Président(e) désigné(e), du Directeur général/de la Directrice générale et des autres dirigeant(e)s dont le Conseil peut décider  de temps à autre. Sauf disposition expresse contraire, les membres du bureau, à l'exception du Directeur général/de la Directrice générale, sont à la fois Administrateur(trice)s et Membres votant(e)s. Si le Directeur général/la Directrice générale est membre de l'Association, il/elle s'abstient de voter pendant la durée de son mandat.
  2. À l'occasion, le Conseil peut désigner d'autres Dirigeant(e)s de l'Association, les nommer une fois par année ou plus souvent, préciser leurs tâches et, sous réserve de la Loi, leur déléguer les pouvoirs de gérer les affaires de l'Association.

Fonctions des membres du bureau

  1. Le/la Président(e) doit présider toutes les assemblées de l'Association et du Conseil. Il/elle doit veiller à la gestion des affaires internes de l'Association et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l'occasion le Conseil par voie de résolution.
  2. Le/la Président(e) désigné(e) doit, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du/de la Président(e), remplacer cette personne en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera le Conseil à l'occasion.
  3. Le Directeur général/la Directrice générale surveille les affaires internes et le fonctionnement de l'Association et exerce les fonctions et responsabilités que lui assigne le Conseil à l'occasion. Il/elle assiste à toutes les réunions du Conseil non tenues à huis clos, y agit comme secrétaire et enregistre tous les votes et les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet.
  4. La nature et la durée des fonctions des autres membres du bureau sont déterminées par le Conseil à l'occasion.
  5. À moins d'accord contraire par écrit, le Conseil peut démettre de ses fonctions tout(e) Dirigeant(e) de l'Organisation sans égard aux motifs. Sauf s'il/si elle est démis(e) de ses fonctions, un(e) Dirigeant(e) reste en fonction jusqu'à la première des éventualités suivantes :
    1. la nomination du successeur du/de la Dirigeant(e);
    2. la démission du/de la Dirigeant(e);
    3. la fin du mandat d'Administrateur(trice) du/de la Dirigeant(e) (si c'était une condition nécessaire de sa nomination);
    4. le décès du/de la Dirigeant(e).

    Si le poste d'un(e) Dirigeant(e) de l'Organisation devient vacant, les Administrateur(trice)s peuvent, au moyen d'une résolution, nommer une personne pour pourvoir le poste vacant.

Souscription de documents

  1. Les contrats, documents ou tous autres actes exigeant la signature de l'Association seront signés par un(e) membre du bureau ou une personne autorisée par le Conseil et engagent, une fois signés, l'Association sans autre formalité. Le conseil d'administration peut autoriser un courtier/une courtière enregistré(e) en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d'arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de l'Association. Le sceau de l'Association peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un(e) ou plusieurs membres du bureau nommé(e)s par résolution du Conseil.

Résolution bancaire

  1. Le Conseil désigne par résolution les membres du bureau et autres personnes autorisées à exécuter les transactions bancaires de l'Association.

Exercice financier

  1. Sauf indication à l'effet contraire du Conseil, l'exercice financier de l'Association prend fin le 31 décembre.

Interprétation

  1. Dans les présents règlements et dans tous les autres que l'Association adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.

Modification ou abrogation des règlements

  1. Sous réserve des Statuts, le Conseil peut, au moyen d'une résolution, édicter, modifier ou abroger tout règlement administratif régissant les activités ou les affaires de l'Organisation. Un règlement, une modification ou une abrogation de la sorte entre en vigueur à la date de la résolution prise par les Administrateur(trice)s et reste en vigueur jusqu'à la prochaine assemblée des Membres, où le document est confirmé, rejeté ou modifié par les Membres au moyen d'une résolution ordinaire. Si le règlement, la modification ou l'abrogation est confirmé(e) en l'état ou tel(le) que modifié(e) par les Membres, ce document demeure en vigueur sous la forme à laquelle il a été confirmé. Le document devient sans effet s'il n'est pas soumis aux Membres à la prochaine assemblée des Membres ou s'il est rejeté par les Membres à l'assemblée.

    Cet article ne s'applique pas à un règlement administratif exigeant une résolution extraordinaire des Membres, car selon le paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, les règlements, modifications ou abrogations de la sorte n'entrent en vigueur qu'au moment où ils sont confirmés par les Membres.

Vérificateur(trice)s

  1. Lors de chaque assemblée annuelle, les Membres votant(e)s nomment un(e) responsable de la vérification des comptes et des états financiers de l'Association. Le vérificateur/la vérificatrice doit faire un rapport aux Membres à l'assemblée annuelle. Il/elle reste en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante, à condition que les membres du Conseil puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement à son poste. Sa rémunération est fixée par le Conseil.

Sceau de l'Association

  1. Le sceau qui paraît dans la marge est le sceau de l'Association.

Siège

  1. Le siège de l'Association est situé dans la ville d'Ottawa, dans la province de l'Ontario.

Règlements

  1. Le Conseil peut établir des lignes directrices, des politiques et des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de l'Association et qu'il juge utiles.

Divers

  1. L'invalidité ou le caractère non exécutoire de toute disposition du présent règlement administratif n'a pas d'effet sur la validité ou le caractère exécutoire des autres dispositions de ce règlement.
  2. Tout avis (il peut s'agir d'une communication ou d'un document), autre qu'un avis d'assemblée des Membres ou de réunion du Conseil, est suffisamment donné (c'est-à-dire envoyé, livré ou signifié) en vertu de la Loi, des Statuts, du règlement administratif ou autre, à un(e) Membre, un(e) Administrateur(trice), un(e) Dirigeant(e), un(e) membre d'un comité du Conseil ou à l'expert(e)-comptable :
    1. s'il est remis en personne à qui de droit ou livré à l'adresse de cette personne selon les dossiers de l'Organisation ou, dans le cas d'un avis à un(e) Administrateur(trice), à l'adresse indiquée dans le dernier avis envoyé par l'Organisation conformément à l'article 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur);
    2. s'il est posté à la personne en question à son adresse en dossier, par envoi affranchi ordinaire ou par envoi-avion affranchi;
    3. s'il est remis à la personne en question par voie téléphonique, électronique ou autre moyen de communication à l'adresse indiquée à cette fin;
    4. s'il est remis sous forme de document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.

    Un avis ainsi remis est réputé avoir été donné lorsqu'il est livré en personne ou à l'adresse en dossier comme mentionné; un avis ainsi posté est réputé avoir été donné lorsqu'il est déposé dans une case postale ou une boîte aux lettres publique; et un avis ainsi transmis ou communiqué est réputé avoir été donné lorsqu'il est expédié ou livré à l'entreprise de communication ou à son représentant pour expédition. Le/la secrétaire peut modifier ou faire modifier l'adresse en dossier de tout(e) Membre, Administrateur(trice), Dirigeant(e), expert(e)-comptable ou membre d'un comité du Conseil selon l'information jugée fiable par le/la secrétaire. La déclaration par le/la secrétaire que l'avis a été donné en vertu du présent règlement est une preuve suffisante et concluante qu'un tel avis a été donné. La signature d'un(e) Administrateur(trice) ou Dirigeant(e) de l'Organisation sur un avis ou autre document à remettre par l'Organisation peut être écrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée ou partiellement écrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée.

  3. L'omission accidentelle de donner un avis à un(e) Membre, Administrateur(trice), Dirigeant(e), membre d'un comité du Conseil ou expert(e)-comptable, ou la non-réception d'un avis par une telle personne lorsque l'Organisation a donné l'avis conformément au règlement, ou une erreur dans un avis qui n'en modifie pas la teneur générale ne peuvent invalider une mesure prise lors de l'assemblée ou de la réunion à laquelle l'avis s'appliquait ou autrement fondée sur cet avis.

    Si un différend ou une controverse entre les Membres, les Administrateur(trice)s, les Dirigeant(e)s, les membres de comités ou les bénévoles de l'Organisation, découlant des Statuts ou du règlement administratif ou liés à ceux-ci ou à tout aspect du fonctionnement de l'Organisation, n'est pas résolu lors de réunions privées entre les parties, alors sans porter atteinte ni déroger d'aucune façon aux droits des Membres, Administrateur(trice)s, Dirigeant(e)s, membres de comités, employé(e)s ou bénévoles de l'Organisation définis dans les Statuts, le règlement administratif ou la Loi, et pour éviter qu'une de ces personnes n'engage des poursuites ou des procédures judiciaires, le différend ou la controverse est résolu(e) selon un processus de règlement des différends, comme suit :

    1. Le différend ou la controverse est d'abord présenté(e) à un groupe spécial de médiateurs : l'une des parties nomme un médiateur ou une médiatrice, l'autre partie (ou s'il y a lieu le Conseil de l'Organisation) en nomme un(e) autre, et les deux médiateurs ou médiatrices ainsi nommés en nomment ensemble un(e) troisième. Les trois médiateurs ou médiatrices rencontrent ensuite les parties pour tenter de négocier un règlement.
    2. Le nombre de médiateurs ou de médiatrices peut être réduit de trois à un(e) ou deux avec l'accord des parties.
    3. Si les parties ne réussissent pas à régler le différend par la médiation, alors elles conviennent de le régler par arbitrage devant un(e) même arbitre (qui ne fait pas partie des médiateurs ou médiatrices auxquels il est fait référence ci-dessus), conformément à la loi provinciale ou territoriale régissant les arbitrages intérieurs en vigueur dans la province ou le territoire où sont situés les bureaux de l'Organisation, ou comme convenu par les parties au différend. Les parties conviennent que les délibérations liées à l'arbitrage doivent être tenues confidentielles et ne pas être divulguées. La décision de l'arbitre est finale, exécutoire et sans appel, que ce soit pour une question de fait, une question de droit, ou une question mixte de fait et de droit.

    Les coûts des médiateurs ou médiatrices nommé(e)s conformément au présent article sont assumés à part égale par les parties au différend ou à la controverse. Les coûts de l'arbitre nommé(e) conformément au présent article sont assumés par la ou les parties désignée(s) par l'arbitre.