Politique de relations publiques et de commandites

Politique de commandites d’entreprises

approuvée le 9 décembre 2008

I.

Introduction

Au xxie siècle, la santé publique sera confrontée à certains de ses plus grands défis. Si les tendances actuelles se maintiennent, de nombreux problèmes de santé publique existants auront gagné du terrain : non seulement le VIH, le sida et les maladies liées au tabagisme, mais aussi les maladies chroniques (en raison du vieillissement de la population) et la violence familiale et communautaire. Parallèlement, l’augmentation des coûts et la diminution des fonds publics pourraient accentuer la fragilisation de la santé du public et du réseau de santé publique.

L’Association canadienne de santé publique (ACSP) doit avoir les ressources financières nécessaires pour pouvoir continuer à offrir des programmes de haute qualité et pour participer aux nouvelles initiatives importantes. Pour remplir sa mission, l’ACSP continuera à obtenir des fonds du secteur privé plutôt que de se fier aux subventions et aux accords de contribution du gouvernement fédéral.

En septembre 2006, le conseil d’administration approuvait une « Politique de relations publiques et de commandites » pour orienter la collaboration de l’ACSP avec le secteur privé. La présente « Politique de commandites d’entreprises » remplace ce document.

L’Association a renforcé sa politique en précisant ses critères et son processus d’examen et de surveillance pour l’évaluation des relations proposées avec les personnes morales. La nouvelle politique vise à protéger la mission et l’intégrité de l’ACSP tout en appuyant ses activités de collecte de fonds.

La politique a été rédigée en considérant les points suivants :

  • Les démarches de l’ACSP auprès des commanditaires doivent être envisagées comme des occasions de gagner des amis et des partisans à la cause de la santé publique à long terme.
  • Les critères d’examen des commandites doivent être raisonnables et réalistes.
  • Le processus d’examen et de surveillance ne doit pas être trop lourd.
  • Au fil du temps, le processus d’examen permettra de constituer un ensemble de connaissances sur l’acceptation et la sollicitation de commandites.
  • La politique sera revue au bout d’un an et selon les besoins par la suite. Les réévaluations tiendront compte des conséquences de son application pour l’ACSP. On veut ainsi repérer les méthodes d’examen plus efficaces et/ou les lacunes dans les critères ou dans le processus d’examen. La politique sera ensuite modifiée en conséquence

La politique s’applique à toutes les commandites reçues par l’ACSP, qu’elles aient été sollicitées ou non. Les accords de contribution, les subventions et les contrats gouvernementaux et les subventions de fondations indépendantes ne sont pas comptées comme des commandites et n’auront pas besoin d’être évalués.

II.

Définitions

Voici les définitions que nous utiliserons dans la présente politique :

Don Contribution ou cadeau gratuit ou philanthropique, en général à une œuvre de bienfaisance ou une institution publique.
Appui moral Approbation officielle et explicite ou énoncé promotionnel à l’égard d’un produit ou d’un service d’une entreprise.
Commandite

Une entente de commandite est une entente commerciale dans laquelle le partenaire du secteur privé engage des ressources (en argent ou en nature) pour appuyer un projet ou une activité en particulier, mais n’en partage pas les profits ni les risques sous-jacents. L’entreprise contribue des fonds à une conférence, un programme ou même un projet d’immobilisation et retire un avantage (p. ex., des possibilités particulières liées à l’image et au marketing) de la publicité associée.

La commandite peut avoir lieu quand les deux partenaires (ici, l’ACSP et le commanditaire privé) partagent les mêmes objectifs, et généralement, le commanditaire privé veut y gagner de la visibilité. Un accord de commandite couvre l’exécution d’un travail précis. Le commanditaire fournit les ressources (des fonds, du personnel, des produits ou services) et reçoit des avantages en retour (une possibilité de marketing ou de publicité).

N.B. : Les commandites n’incluent pas les annonces payées dans des publications comme la Revue canadienne de santé publique ou dans le programme de la Conférence annuelle de l’ACSP.

III.

Postulats généraux

L’acceptation des commandites repose sur trois postulats généraux :

  • L’ACSP ne sollicite et n’accepte d’aide que pour les projets et activités conformes à sa mission.
  • L’acceptation de commandites doit améliorer, et ne doit pas entraver, la capacité de l’ACSP d’agir dans l’intérêt supérieur du public en tout temps.
  • Le nom, le logo et autres actifs intellectuels incorporels de l’ACSP doivent être protégés en tout temps.

IV.

Évaluation initiale des commandites

Les grands déterminants de l’évaluation d’une commandite sont sa valeur et son origine. Le montant proposé détermine en général le niveau d’examen dont la commandite fera l’objet. De plus, peu importe leur montant, les commandites à haute visibilité qui impliquent la reconnaissance de toute l’Association ou qui pourraient susciter une controverse doivent être examinées et recommandées par le Groupe de travail sur la responsabilité sociale des entreprises (GTRSE), puis soumises à l’approbation du conseil d’administration. Pour les petites occasions de commandite (ou de publicité), le personnel peut demander au GTRSE de vérifier si les valeurs et les principes du commanditaire concordent avec ceux de l’ACSP.

L’ACSP s’attend à ce que ses commanditaires, particulièrement ceux du monde des affaires, respectent ses Principes régissant les commandites d’entreprises (voir l’annexe) et les critères énoncés dans la présente politique, quel que soit le montant de leur commandite.

Commandites de prestige

  • Peu importe leur montant, toutes les commandites à haute visibilité impliquant une reconnaissance par toute l’Association doivent être examinées par le GTRSE, qui s’assure que le commanditaire respecte la politique, puis présente ses recommandations au conseil d’administration par le biais du Comité des finances.
  • Le conseil d’administration examine et approuve les décisions liées à la reconnaissance d’éventuels commanditaires lorsque cela implique une haute visibilité ou une reconnaissance par toute l’Association, en s’assurant de préserver la crédibilité et la réputation de l’Association.

Commandites de 25 000 $ et plus

  • Les commandites de 25 000 $ et plus sont examinées par le GTRSE, qui s’assure que le commanditaire respecte les critères énoncés dans la présente politique. Le GTRSE présente périodiquement ses constatations au conseil d’administration par le biais du Comité des finances.
  • Pour les commandites de 25 000 $ à 99 999 $, le Comité des finances prend la décision finale quant à savoir si le commanditaire respecte la politique.
  • Pour les commandites de 100 000 $ et plus, le Comité des finances fait une recommandation au conseil d’administration, lequel prend la décision finale quant à savoir si le commanditaire respecte la politique.

Commandites de moins de 25 000 $

  • Pour les commandites de moins de 25 000 $, c’est le personnel de l’ACSP qui déterminer si le commanditaire respecte la politique, en appliquant les critères énoncés dans le présent document, y compris pour :
    1. Les commandites sans restrictions (celles qui ne sont pas liées à une activité ou un programme précis);
    2. Les commandites qui appuient des programmes et activités établis de l’ACSP;
    3. Les commandites qui appuient de nouveaux programmes ou de nouvelles activités.

V.

Critère d’examen d’une commandite

Globalement, l’examen d’une commandite vise à soupeser ses avantages pour le public par rapport aux risques et aux coûts de la collaboration avec le commanditaire. Selon le cas, les conditions suivantes entrent en ligne de compte :

A.

Telles qu’indiquées, les utilisations proposées de la commandite concordent-elles avec la mission et les priorités de l’ACSP?

Aspects à examiner lorsqu’on détermine cette concordance :

  1. Quel est le lien entre les utilisations proposées de la commandite et la mission et les priorités de l’ACSP?
  2. Pourquoi cette entreprise veut-elle commanditer l’ACSP?
  3. Comment les avantages découlant du résultat prévu de la commandite se comparent-ils aux ressources dont l’ACSP aurait besoin pour parvenir au même résultat?
  4. Les pratiques de l’entreprise concordent-elles avec les politiques publiques en vigueur à l’ACSP? Sachant que les pratiques socialement responsables sont l’une des pierres angulaires des politiques de l’ACSP et que la conscience sociale des entreprises suppose qu’elles ont des pratiques socialement responsables, voici le genre de questions à examiner lorsqu’on analyse les avantages et les risques d’accepter les commandites d’organismes de l’extérieur, et surtout d’entreprises :
    a. Le genre de produits ou de services de base fabriqués ou fournis;
    N.B. : L’ACSP n’accepte pas les commandites de fabricants de produits du tabac, de boissons alcoolisées, d’armes à feu ou d’armes de destruction massive. Advenant que l’entreprise commanditaire fait partie d’un conglomérat lié à l’industrie du tabac, de l’alcool ou des armements, cette entreprise et sa relation avec le conglomérat font l’objet d’un examen.
    b. Les conditions de sécurité et de santé au travail dans lesquelles les produits ou services sont fabriqués ou fournis;
    c. Les pratiques d’emploi, dont le souci de la diversité et le paiement d’un salaire vital;
    d. Le souci de protéger l’environnement;
    e. Les antécédents de conformité aux règlements;
    f. Les pratiques de marketing et de publicité;
    g. La politique et les pratiques de recherche-développement;
    h. Les antécédents de respect des droits humains;
    i. Les positions pertinentes du commanditaire en matière de politiques publiques;
    j. Son appui antérieur aux organismes de santé publique ou aux enjeux et organismes liés à la santé publique;
    k. Les autres activités passées du commanditaire sont examinées à la lumière des politiques publiques et de la réputation de l’ACSP.

Il est recommandé que le personnel effectue discrètement une première évaluation au moment de repérer un commanditaire éventuel (ou si l’on a reçu une proposition de commandite non sollicitée). Cette évaluation repose sur les connaissances actuellement disponibles, y compris les sites Web, un examen des journaux et la consultation des cadres responsables à l’ACSP. Les membres de l’ACSP qui sont contactés sont tenus de préserver la confidentialité des commanditaires envisagés par l’Association tant que cette information n’est pas rendue publique.

Au besoin, le personnel de l’ACSP fait appel aux services d’EthicScan Canada, une société torontoise de conseils en éthique des affaires doublée d’un cabinet de recherche sur la responsabilité des entreprises et d’un centre de ressources pédagogiques, qui a pour mission d’aider les organismes et les particuliers à mieux se comporter sur le plan moral. EthicScan surveille les performances sociales, environnementales et du travail de 1 500 entreprises au Canada. Les organismes qui font l’objet de ces recherches et suivis indépendants englobent des sociétés canadiennes publiques et privées, des entreprises non cotées en bourse et des sociétés transnationales étrangères ayant des activités au Canada. L’analyse de la responsabilité sociale de ces entreprises couvre la performance environnementale, les politiques du travail, les dons de charité et les responsabilités communautaires, la gestion durable, la production militaire, les activités commerciales stratégiques, les questions liées aux spécificités de chaque sexe, les questions familiales, ainsi que l’approvisionnement et le commerce éthiques.

B.

Les attentes du commanditaire quant au contrôle, à la surveillance et aux résultats de la commandite ou du projet financé sont-elles acceptables pour l’ACSP?

Conformément à ses Principes régissant les commandites d’entreprises, l’ACSP n’accepte des fonds que si elle contrôle le contenu de l’activité et si elle exerce et maintient un contrôle absolu sur les fonds en question.

Aspects à examiner :

  1. L’ACSP contrôle-t-elle le contenu rédactionnel du matériel et des publications pédagogiques et a-t-elle son mot à dire dans leur diffusion?
  2. L’ACSP peut-elle examiner et approuver les déclarations publiques à propos du projet, de ses constatations ou de ses conséquences? L’ACSP en contrôle-t-elle les fonds en tout temps?
  3. Les attentes quant aux résultats, aux responsabilités, aux méthodes de mise en œuvre et à la durée du financement sont-elles réalistes et acceptables? (Toute attente spéciale du commanditaire doit être décrite et expliquée.)

C.

Les attentes du commanditaire quant à la reconnaissance ou aux remerciements qui lui sont dus pour son appui sont-elles acceptables pour l’ACSP?

Conformément aux Principes régissant les commandites d’entreprises, l’ACSP ne mentionne que le nom, les logos et les slogans de l’entreprise qui font partie intégrante de son identité, ses appellations commerciales, ses adresses et ses numéros de téléphone.

Aspects à examiner :

  1. La mesure dans laquelle le nom de l’entreprise est affilié à l’ACSP et au projet proposé, comme défini par l’ACSP, est-elle acceptable pour le commanditaire?
  2. À quelle reconnaissance publique s’attend le commanditaire?
  3. Cette reconnaissance est-elle conforme au montant de la commandite?
  4. Y a-t-il apparence d’appui moral de l’ACSP à un produit du commanditaire?

D.

L’acceptation de la commandite mettrait-elle l’ACSP en situation de conflit d’intérêts, réel ou apparent, et les effets ou avantages d’accepter la commandite l’emportent-ils sur les risques d’un partenariat avec le commanditaire?

En examinant les aspects suivants, l’ACSP reconnaît la nécessité de respecter ses propres principes et de calculer les avantages et les risques d’accepter une commandite de ce commanditaire, et non pas seulement les coûts de ne pas accepter le montant de la commandite.

Aspects à examiner :

  1. Y a-t-il des gains personnels, financiers ou professionnels à réaliser par les employés, les membres ou les bénévoles de l’ACSP qui pourraient créer un conflit d’intérêts?
  2. Quel est l’impact de la commandite et ses avantages pour le public et la santé publique?
  3. L’image du commanditaire est-elle favorable ou défavorable à celle de l’ACSP?
  4. Est-ce que l’impact ou les avantages sont supérieurs aux risques de collaborer avec ce commanditaire?

VI.

Processus d’examen d’une commandite

Le GTRSE se compose de quatre (4) membres du Comité des finances et de deux autres membres de l’Association. Pour les commandites de 100 000 $ et plus, les recommandations sont présentées au conseil d’administration au complet, lequel décerne l’approbation finale. Le GTRSE et le conseil d’administration appliquent les critères et la procédure décrits dans le présent document pour évaluer la commandite.

A.

Rôle du Groupe de travail sur la responsabilité sociale des entreprises (GTRSE) du Comité des finances

Le GTRSE a les responsabilités suivantes :

  1. Examiner les commandites de 25 000 $ et plus pour vérifier si le commanditaire respecte les critères établis dans la politique;
  2. Pour les commandites de 25 000 $ à 99 999 $, prendre la décision finale au sujet du respect de la politique par le commanditaire;
  3. Par le biais du Comité des finances, rendre compte au conseil d’administration au complet des résultats de l’examen des commandites de 25 000 $ à 99 999 $ et présenter des recommandations au conseil d’administration pour les commandites de 100 000 $ et plus;
  4. Examiner toutes les commandites à haute visibilité qui impliquent la reconnaissance de toute l’Association et présenter des recommandations au conseil d’administration;
  5. Repérer les méthodes d’examen plus efficaces ou les lacunes dans le processus;
  6. Proposer des modifications à la politique au conseil d’administration.

Les examens de commandites peuvent être effectués par conférence téléphonique ou par courriel.

Si les membres du GTRSE ne s’entendent pas, la décision finale (pour les commandites de 25 000 $ à 99 999 $) ou la recommandation au conseil d’administration (pour les commandites de 100 000 $ et plus) est décidée à la majorité des voix.

N.B. : Pour que le processus d’examen des commandites rehausse les efforts de développement des ressources, il peut être nécessaire d’amorcer le processus avant la conclusion des négociations. Le cas échéant, le GTRSE est appelé à présenter une recommandation d’après les faits dont il dispose afin d’accélérer la formulation d’une recommandation finale lorsque les négociations auront abouti.

B.

Rôle du conseil d’administration

Pour les commandites de 25 000 $ à 99 999 $, le conseil d’administration au complet reçoit le rapport du GTRSE; pour les commandites de 100 000 $ et plus, il tient compte de la recommandation du GTRSE et prend la décision finale. Si les membres du conseil d’administration ne s’entendent pas, la décision finale est prise à la majorité des voix.

Le conseil d’administration prend les décisions finales quant aux propositions de modifications à la présente politique, en tenant compte des recommandations du GTRSE.

C.

Délai d’examen

Le délai d’examen doit essentiellement laisser au personnel le temps de préparer les documents à remettre au GTRSE et permettre la tenue de conférences téléphoniques, mais le processus doit être mené de façon rapide et efficace. Un délai de six (6) semaines est recommandé.

D.

Consignation par écrit

Tous les examens des occasions de commandites par le GTRSE doivent être consignés par écrit. Les décisions difficiles, en particulier celles qui ne font pas consensus, doivent être décrites en détail.

Le personnel prépare des énoncés pour le commanditaire et le conseil d’administration concernant l’utilisation convenue des fonds et pour les aviser des résultats des commandites avec et sans restrictions. On recommande d’utiliser un énoncé général et positif pour les commandites sans restrictions, par exemple : « L’ACSP utilisera les fonds pour améliorer la santé publique et conformément à sa mission. L’ACSP convient aussi de fournir au commanditaire des comptes rendus périodiques de l’utilisation des fonds. »

Pour les commandites ne nécessitant pas d’examen officiel, le personnel doit quand même produire des énoncés pour le commanditaire et le conseil d’administration, par exemple : « L’ACSP a reçu $$ de la Fondation X pour les activités Y, le tout étant conforme à ses politiques de commandite. »

E.

Critères et mécanismes d’examen accéléré

Il est possible d’accélérer le traitement des commandites de moins de 100 000 $ qui proviennent de commanditaires approuvés antérieurement, qui appuient des projets approuvés ou bien établis, et pour lesquelles il n’existe pas d’obligations ou de stipulations extraordinaires. Dans ces circonstances, les documents d’examen peuvent être télécopiés ou envoyés par courriel aux membres du GTRSE et assortis d’un délai plus court.

F.

Commandites pluriannuelles

Le GTRSE évalue les commandites pluriannuelles une fois l’an pour vérifier si les critères sont toujours respectés, et surtout si la relation mérite d’être poursuivie selon les résultats de l’analyse des risques et des avantages. Cette évaluation doit être consignée par écrit.

Si le GTRSE change d’avis dans son évaluation de la commandite, ces changements sont soumis à l’examen du conseil d’administration.

G.

Commandites de tiers

Les commandites provenant d’un tiers pour une activité menée par l’ACSP, associée à l’ACSP ou annoncée comme étant une fonction de l’ACSP doivent respecter les Principes régissant les commandites d’entreprises et la Politique de commandites d’entreprises de l’Association. Le personnel de l’ACSP doit être informé de la source originale de la commandite, de son utilisation prévue et de la façon dont elle sera annoncée. Pour une commandite de plus de 25 000 $, l’examen est mené par le GTRSE.

H.

Témoignages de reconnaissance des commanditaires

Nous encourageons les témoignages de reconnaissance publique aux commanditaires. Pour assurer la cohérence et la pertinence de ces témoignages à l’échelle des programmes et des activités, l’ACSP a élaboré des lignes directrices.

Conformément aux Principes régissant les commandites d’entreprises, les remerciements ne mentionnent que le nom, les logos et les slogans de l’entreprise qui font partie intégrante de son identité, ses appellations commerciales, ses adresses et ses numéros de téléphone. L’ACSP ne donne pas son appui moral aux produits de ses commanditaires.

Les politiques suivantes s’appliquent aux témoignages de reconnaissance des commanditaires dans la presse écrite et les médias électroniques :

  • Le nom et/ou le logo de l’ACSP figurent en premier et sont de taille supérieure ou égale à ceux des commanditaires.
  • Le nom et/ou le logo de l’ACSP sont tout aussi visibles que ceux des commanditaires.
  • Les commanditaires sont énumérés en ordre alphabétique ou par catégorie de commandites, en ordre alphabétique. Nous suggérons d’adapter l’énoncé suivant pour présenter la liste des commanditaires :

    « L’ACSP tient à exprimer sa reconnaissance aux collaborateurs suivants pour leur appui à xyz. »

I.

Rôle du personnel

Le directeur du Communications et développement, en consultation avec la haute direction, a les responsabilités suivantes (la responsabilité ultime appartenant à la chef de direction ou à sa représentante ou son représentant désigné) :

  • Examiner les commandites de moins de 25 000 $;
  • Prendre la décision finale à l’égard des commandites de moins de 25 000 $;
  • Étudier les antécédents et les affiliations des commanditaires éventuels en respectant des paramètres raisonnables;
  • Déterminer si les politiques générales de l’ACSP s’appliquent à une commandite ou un commanditaire en particulier;
  • Effectuer les analyses des coûts, des produits livrables et du financement;
  • Consigner par écrit les points à examiner, les recommandations et les décisions du GTRSE;
  • Consigner par écrit les engagements et obligations associés à chaque commandite;
  • Produire les comptes rendus périodiques des résultats et des activités;
  • Une fois par année, compiler et présenter au conseil d’administration, pour divulgation publique, la liste complète des commanditaires de l’ACSP;
  • Une fois par année, compiler et présenter au conseil d’administration un rapport détaillé des coûts, des avantages et de l’impact de chaque commandite reçue au cours des 12 mois précédents.

Annexe
Principes régissant les commandites d’entreprises

L’ACSP se concentre sur des objectifs conformes à ses priorités stratégiques et respecte les principes suivants pour toutes les commandites qu’elle sollicite. Ces principes sont abordés avec les commanditaires dès les premières étapes des pourparlers.

Principes régissant le soutien commercial ou les commandites

  1. L’ACSP maintient en tout temps une position indépendante sur les questions et les problèmes de santé publique.
  2. L’ACSP ne sollicite et n’accepte de soutien que pour des projets et activités conformes à sa mission.
  3. L’ACSP n’accepte de fonds pour des activités informationnelles et éducatives que si elle peut en déterminer ou en vérifier elle-même le contenu ou confier cette tâche à un organisme indépendant de professionnels de la santé publique de son choix.
  4. L’ACSP maintient le plein contrôle des fonds provenant d’entreprises commanditaires destinés à des activités éducatives.
  5. L’ACSP n’autorise pas les entreprises à promouvoir leurs produits dans le cadre de ses activités de formation continue.
  6. L’ACSP a pour politique de ne pas accorder son appui moral à des produits ou services.
  7. Les témoignages de reconnaissance à l’égard d’un soutien commercial se limitent au nom, aux logos et aux slogans de l’entreprise qui font partie intégrante de son identité, ainsi qu’à ses appellations commerciales, ses adresses et ses numéros de téléphone.
  8. Les actifs intellectuels incorporels de l’ACSP, y compris le nom et le logo de l’Association, sont protégés en tout temps. Les commanditaires ne sont pas autorisés à utiliser le nom ou le logo de l’ACSP à des fins commerciales ni à les associer à la promotion d’un produit.
  9. L’ACSP prend garde en tout temps d’éviter les conflits d’intérêts, réels ou apparents, lorsqu’elle accepte des commandites.

Toute situation pouvant constituer une exception à la politique ou aux principes exposés dans le présent document fait l’objet d’un examen par la chef de direction en consultation avec le président du conseil d’administration. Ensemble, ils interprètent la politique de bonne foi.