I. |
|
INTRODUCTION
Au
xxie siècle, la santé publique sera confrontée à
certains de ses plus grands défis. Si les tendances actuelles se
maintiennent, de nombreux problèmes de santé publique existants auront
gagné du terrain : non seulement le VIH, le sida et
les maladies liées au tabagisme, mais aussi les maladies chroniques (en
raison du vieillissement de la population) et la violence familiale et
communautaire. Parallèlement, l’augmentation des coûts et la diminution
des fonds publics pourraient accentuer la fragilisation de la santé du
public et du réseau de santé publique.
L’Association
canadienne de santé publique (ACSP) doit avoir les ressources
financières nécessaires pour pouvoir continuer à offrir des programmes
de haute qualité et pour participer aux nouvelles initiatives
importantes. Pour remplir sa mission, l’ACSP continuera à obtenir des
fonds du secteur privé plutôt que de se fier aux subventions et aux
accords de contribution du gouvernement fédéral.
En
septembre 2006, le conseil d’administration approuvait une
« Politique de relations publiques et de
commandites » pour orienter la collaboration de l’ACSP avec le
secteur privé. La présente « Politique de commandites
d’entreprises » remplace ce
document.
L’Association a renforcé sa politique en
précisant ses critères et son processus d’examen et de surveillance
pour l’évaluation des relations proposées avec les personnes morales.
La nouvelle politique vise à protéger la mission et l’intégrité de
l’ACSP tout en appuyant ses activités de collecte de
fonds.
La politique a été rédigée en considérant les
points suivants :
- Les démarches
de l’ACSP auprès des commanditaires doivent être envisagées comme des
occasions de gagner des amis et des partisans à la cause de la santé
publique à long terme.
- Les critères d’examen des
commandites doivent être raisonnables et
réalistes.
- Le processus d’examen et de surveillance
ne doit pas être trop lourd.
- Au fil du temps, le
processus d’examen permettra de constituer un ensemble de connaissances
sur l’acceptation et la sollicitation de
commandites.
- La politique sera revue au bout d’un
an et selon les besoins par la suite. Les réévaluations tiendront
compte des conséquences de son application pour l’ACSP. On veut ainsi
repérer les méthodes d’examen plus efficaces et/ou les lacunes dans les
critères ou dans le processus d’examen. La politique sera ensuite
modifiée en conséquence
La politique
s’applique à toutes les commandites reçues par l’ACSP, qu’elles aient
été sollicitées ou non. Les accords de contribution, les subventions et
les contrats gouvernementaux et les subventions de fondations
indépendantes ne sont pas comptées comme des commandites et n’auront
pas besoin d’être
évalués. |
II. |
|
DÉFINITIONS
Voici
les définitions que nous utiliserons dans la présente
politique :
Don |
Contribution ou cadeau gratuit ou
philanthropique, en général à une œuvre de bienfaisance ou une
institution publique. |
Appui
moral |
Approbation officielle et explicite ou énoncé
promotionnel à l’égard d’un produit ou d’un service d’une
entreprise. |
Commandite |
Une entente de commandite est une entente
commerciale dans laquelle le partenaire du secteur privé engage des
ressources (en argent ou en nature) pour appuyer un projet ou une
activité en particulier, mais n’en partage pas les profits ni les
risques sous-jacents. L’entreprise contribue des fonds à une
conférence, un programme ou même un projet d’immobilisation et retire
un avantage (p. ex., des possibilités particulières liées à l’image et
au marketing) de la publicité associée.
La
commandite peut avoir lieu quand les deux partenaires (ici, l’ACSP et
le commanditaire privé) partagent les mêmes objectifs, et généralement,
le commanditaire privé veut y gagner de la visibilité. Un accord de
commandite couvre l’exécution d’un travail précis. Le commanditaire
fournit les ressources (des fonds, du personnel, des produits ou
services) et reçoit des avantages en retour (une possibilité de
marketing ou de publicité).
N.B. : Les
commandites n’incluent pas les annonces payées dans des publications
comme la
Revue canadienne de
santé publique ou dans le programme de la Conférence
annuelle de
l’ACSP. |
|
III. |
|
POSTULATS
GÉNÉRAUX
L’acceptation des commandites repose sur
trois postulats généraux :
- L’ACSP
ne sollicite et n’accepte d’aide que pour les projets et activités
conformes à sa mission.
- L’acceptation de
commandites doit améliorer, et ne doit pas entraver, la capacité de
l’ACSP d’agir dans l’intérêt supérieur du public en tout
temps.
- Le nom, le logo et autres actifs
intellectuels incorporels de l’ACSP doivent être protégés en tout
temps.
|
IV. |
|
ÉVALUATION INITIALE DES
COMMANDITES
Les grands déterminants de l’évaluation
d’une commandite sont sa valeur et son origine. Le montant proposé
détermine en général le niveau d’examen dont la commandite fera
l’objet. De plus, peu importe leur montant, les commandites à haute
visibilité qui impliquent la reconnaissance de toute l’Association ou
qui pourraient susciter une controverse doivent être examinées et
recommandées par le Groupe de travail sur la responsabilité sociale des
entreprises (GTRSE), puis soumises à l’approbation du conseil
d’administration. Pour les petites occasions de commandite (ou de
publicité), le personnel peut demander au GTRSE de vérifier si
les valeurs et les principes du commanditaire concordent avec ceux de
l’ACSP.
L’ACSP s’attend à ce que ses commanditaires,
particulièrement ceux du monde des affaires, respectent ses Principes
régissant les commandites d’entreprises (voir l’annexe) et les
critères énoncés dans la présente politique, quel que soit le montant
de leur commandite.
Commandites de
prestige
- Peu importe leur
montant, toutes les commandites à haute visibilité impliquant une
reconnaissance par toute l’Association doivent être examinées par
le GTRSE, qui s’assure que le commanditaire respecte la
politique, puis présente ses recommandations au conseil
d’administration par le biais du Comité des
finances.
- Le conseil d’administration examine et
approuve les décisions liées à la reconnaissance d’éventuels
commanditaires lorsque cela implique une haute visibilité ou une
reconnaissance par toute l’Association, en s’assurant de préserver la
crédibilité et la réputation de
l’Association.
Commandites de 25 000 $
et plus
- Les commandites de
25 000 $ et plus sont examinées par
le GTRSE, qui s’assure que le commanditaire respecte les
critères énoncés dans la présente politique. Le GTRSE présente
périodiquement ses constatations au conseil d’administration par le
biais du Comité des finances.
- Pour les commandites
de 25 000 $ à 99 999 $, le Comité des
finances prend la décision finale quant à savoir si le commanditaire
respecte la politique.
- Pour les commandites de
100 000 $ et plus, le Comité des finances fait une
recommandation au conseil d’administration, lequel prend la décision
finale quant à savoir si le commanditaire respecte la
politique.
Commandites de moins de
25 000 $
- Pour
les commandites de moins de 25 000 $, c’est le
personnel de l’ACSP qui déterminer si le commanditaire respecte la
politique, en appliquant les critères énoncés dans le présent document,
y compris pour :
| 1. |
Les commandites sans
restrictions (celles qui ne sont pas liées à une activité ou un
programme précis); |
| 2. |
Les
commandites qui appuient des programmes et activités établis de
l’ACSP; |
| 3. |
Les commandites qui
appuient de nouveaux programmes ou de nouvelles
activités. |
|
V. |
|
CRITÈRES D’EXAMEN D’UNE
COMMANDITE
Globalement, l’examen d’une commandite
vise à soupeser ses avantages pour le public par rapport aux risques et
aux coûts de la collaboration avec le commanditaire. Selon le cas, les
conditions suivantes entrent en ligne de
compte :
A. |
|
Telles qu’indiquées, les
utilisations proposées de la commandite concordent-elles avec la
mission et les priorités de
l’ACSP ?
Aspects à examiner lorsqu’on
détermine cette
concordance :
- Quel est le lien
entre les utilisations proposées de la commandite et la mission et les
priorités de l’ACSP ?
- Pourquoi cette
entreprise veut-elle commanditer
l’ACSP ?
- Comment les avantages découlant
du résultat prévu de la commandite se comparent-ils aux ressources dont
l’ACSP aurait besoin pour parvenir au même
résultat ?
- Les pratiques de l’entreprise
concordent-elles avec les politiques publiques en vigueur à
l’ACSP ? Sachant que les pratiques socialement responsables
sont l’une des pierres angulaires des politiques de l’ACSP et que la
conscience sociale des entreprises suppose qu’elles ont des pratiques
socialement responsables, voici le genre de questions à examiner
lorsqu’on analyse les avantages et les risques d’accepter les
commandites d’organismes de l’extérieur, et surtout
d’entreprises :
| a. |
Le genre de produits
ou de services de base fabriqués ou fournis;
N.B. : L’ACSP n’accepte pas les
commandites de fabricants de produits du tabac, de boissons
alcoolisées, d’armes à feu ou d’armes de destruction massive. Advenant
que l’entreprise commanditaire fait partie d’un conglomérat lié à
l’industrie du tabac, de l’alcool ou des armements, cette entreprise et
sa relation avec le conglomérat font l’objet d’un
examen. |
| b. |
Les
conditions de sécurité et de santé au travail dans lesquelles les
produits ou services sont fabriqués ou
fournis; |
| c. |
Les pratiques
d’emploi, dont le souci de la diversité et le paiement d’un salaire
vital; |
| d. |
Le souci de protéger
l’environnement; |
| e. |
Les
antécédents de conformité aux
règlements; |
| f. |
Les
pratiques de marketing et de
publicité; |
| g. |
La
politique et les pratiques de
recherche-développement; |
| h. |
Les antécédents de
respect des droits humains; |
| i. |
Les positions
pertinentes du commanditaire en matière de politiques
publiques; |
| j. |
Son appui
antérieur aux organismes de santé publique ou aux enjeux et organismes
liés à la santé publique; |
| k. |
Les autres activités
passées du commanditaire sont examinées à la lumière des politiques
publiques et de la réputation de
l’ACSP. |
Il
est recommandé que le personnel effectue discrètement une première
évaluation au moment de repérer un commanditaire éventuel (ou si l’on a
reçu une proposition de commandite non sollicitée). Cette évaluation
repose sur les connaissances actuellement disponibles, y compris les
sites Web, un examen des journaux et la consultation des cadres
responsables à l’ACSP. Les membres de l’ACSP qui sont contactés sont
tenus de préserver la confidentialité des commanditaires envisagés par
l’Association tant que cette information n’est pas rendue
publique.
Au besoin, le personnel de l’ACSP fait
appel aux services d’EthicScan Canada, une société torontoise de
conseils en éthique des affaires doublée d’un cabinet de recherche sur
la responsabilité des entreprises et d’un centre de ressources
pédagogiques, qui a pour mission d’aider les organismes et les
particuliers à mieux se comporter sur le plan moral. EthicScan
surveille les performances sociales, environnementales et du travail de
1 500 entreprises au Canada. Les organismes qui font
l’objet de ces recherches et suivis indépendants englobent des sociétés
canadiennes publiques et privées, des entreprises non cotées en bourse
et des sociétés transnationales étrangères ayant des activités au
Canada. L’analyse de la responsabilité sociale de ces entreprises
couvre la performance environnementale, les politiques du travail, les
dons de charité et les responsabilités communautaires, la gestion
durable, la production militaire, les activités commerciales
stratégiques, les questions liées aux spécificités de chaque sexe, les
questions familiales, ainsi que l’approvisionnement et le commerce
éthiques. |
B. |
|
Les attentes du
commanditaire quant au contrôle, à la surveillance et aux résultats de
la commandite ou du projet financé sont-elles acceptables pour
l’ACSP ?
Conformément à ses Principes
régissant les commandites d’entreprises, l’ACSP n’accepte des fonds que
si elle contrôle le contenu de l’activité et si elle exerce et
maintient un contrôle absolu sur les fonds en
question.
Aspects à
examiner :
- L’ACSP contrôle-t-elle
le contenu rédactionnel du matériel et des publications pédagogiques et
a-t-elle son mot à dire dans leur
diffusion ?
- L’ACSP peut-elle examiner et
approuver les déclarations publiques à propos du projet, de ses
constatations ou de ses conséquences ? L’ACSP en
contrôle-t-elle les fonds en tout
temps ?
- Les attentes quant aux résultats,
aux responsabilités, aux méthodes de mise en œuvre et à la durée du
financement sont-elles réalistes et acceptables ? (Toute
attente spéciale du commanditaire doit être décrite et
expliquée.)
|
C. |
|
Les attentes du
commanditaire quant à la reconnaissance ou aux remerciements qui lui
sont dus pour son appui sont-elles acceptables pour
l’ACSP ?
Conformément aux Principes
régissant les commandites d’entreprises, l’ACSP ne mentionne que le
nom, les logos et les slogans de l’entreprise qui font partie
intégrante de son identité, ses appellations commerciales, ses adresses
et ses numéros de téléphone.
Aspects à
examiner :
- La mesure dans
laquelle le nom de l’entreprise est affilié à l’ACSP et au projet
proposé, comme défini par l’ACSP, est-elle acceptable pour le
commanditaire ?
- À quelle reconnaissance
publique s’attend le commanditaire ?
- Cette
reconnaissance est-elle conforme au montant de la
commandite ?
- Y a-t-il apparence d’appui
moral de l’ACSP à un produit du
commanditaire ?
|
D. |
|
L’acceptation de la
commandite mettrait-elle l’ACSP en situation de conflit d’intérêts,
réel ou apparent, et les effets ou avantages d’accepter la commandite
l’emportent-ils sur les risques d’un partenariat avec le
commanditaire ?
En examinant les aspects
suivants, l’ACSP reconnaît la nécessité de respecter ses propres
principes et de calculer les avantages et les risques d’accepter une
commandite de ce commanditaire, et non pas seulement les coûts de ne
pas accepter le montant de la commandite.
Aspects à
examiner :
- Y a-t-il des gains
personnels, financiers ou professionnels à réaliser par les employés,
les membres ou les bénévoles de l’ACSP qui pourraient créer un conflit
d’intérêts ?
- Quel est l’impact de la
commandite et ses avantages pour le public et la santé
publique ?
- L’image du commanditaire
est-elle favorable ou défavorable à celle de
l’ACSP ?
- Est-ce que l’impact ou les
avantages sont supérieurs aux risques de collaborer avec ce
commanditaire ?
|
|
VI. |
|
PROCESSUS D’EXAMEN D’UNE
COMMANDITE
Le GTRSE se compose de quatre (4) membres
du Comité des finances et de deux autres membres de l’Association. Pour
les commandites de 100 000 $ et plus, les
recommandations sont présentées au conseil d’administration au complet,
lequel décerne l’approbation finale. Le GTRSE et le conseil
d’administration appliquent les critères et la procédure décrits dans
le présent document pour évaluer la commandite.
A. |
|
Rôle du Groupe de travail
sur la responsabilité sociale des entreprises (GTRSE) du Comité des
finances
Le GTRSE a les responsabilités
suivantes :
- Examiner les
commandites de 25 000 $ et plus pour vérifier si le
commanditaire respecte les critères établis dans la
politique;
- Pour les commandites de 25 000 $ à 99
999 $, prendre la décision finale au sujet du respect de la politique
par le commanditaire;
- Par le biais du Comité des
finances, rendre compte au conseil d’administration au complet des
résultats de l’examen des commandites de 25 000 $ à
99 999 $ et présenter des recommandations au conseil
d’administration pour les commandites de 100 000 $ et
plus;
- Examiner toutes les commandites à haute
visibilité qui impliquent la reconnaissance de toute l’Association et
présenter des recommandations au conseil
d’administration;
- Repérer les méthodes d’examen
plus efficaces ou les lacunes dans le
processus;
- Proposer des modifications à la
politique au conseil
d’administration.
Les examens de
commandites peuvent être effectués par conférence téléphonique ou par
courriel.
Si les membres du GTRSE ne
s’entendent pas, la décision finale (pour les commandites de
25 000 $ à 99 999 $) ou la
recommandation au conseil d’administration (pour les commandites de
100 000 $ et plus) est décidée à la majorité des
voix.
| N.B. : |
Pour que
le processus d’examen des commandites rehausse les efforts de
développement des ressources, il peut être nécessaire d’amorcer le
processus avant la conclusion des négociations. Le cas échéant,
le GTRSE est appelé à présenter une recommandation d’après les
faits dont il dispose afin d’accélérer la formulation d’une
recommandation finale lorsque les négociations auront
abouti. |
|
B. |
|
Rôle du conseil
d’administration
Pour les commandites de
25 000 $ à 99 999 $, le conseil
d’administration au complet reçoit le rapport du GTRSE; pour
les commandites de 100 000 $ et plus, il tient compte
de la recommandation du GTRSE et prend la décision finale. Si
les membres du conseil d’administration ne s’entendent pas, la décision
finale est prise à la majorité des voix.
Le conseil
d’administration prend les décisions finales quant aux propositions de
modifications à la présente politique, en tenant compte des
recommandations
du GTRSE. |
C. |
|
Délai
d’examen
Le délai d’examen doit essentiellement
laisser au personnel le temps de préparer les documents à remettre
au GTRSE et permettre la tenue de conférences téléphoniques,
mais le processus doit être mené de façon rapide et efficace. Un délai
de six (6) semaines est
recommandé. |
D. |
|
Consignation par
écrit
Tous les examens des occasions de commandites
par le GTRSE doivent être consignés par écrit. Les décisions
difficiles, en particulier celles qui ne font pas consensus, doivent
être décrites en détail.
Le personnel prépare des
énoncés pour le commanditaire et le conseil d’administration concernant
l’utilisation convenue des fonds et pour les aviser des résultats des
commandites avec et sans restrictions. On recommande d’utiliser un
énoncé général et positif pour les commandites sans restrictions, par
exemple :
« L’ACSP utilisera les fonds pour améliorer la
santé publique et conformément à sa mission. L’ACSP convient aussi de
fournir au commanditaire des comptes rendus périodiques de
l’utilisation des fonds. »
Pour
les commandites ne nécessitant pas d’examen officiel, le personnel doit
quand même produire des énoncés pour le commanditaire et le conseil
d’administration, par exemple :
« L’ACSP a reçu $$ de la Fondation X pour les
activités Y, le tout étant conforme à ses politiques de
commandite. » |
E. |
|
Critères et mécanismes
d’examen accéléré
Il est possible d’accélérer le
traitement des commandites de moins de 100 000 $ qui
proviennent de commanditaires approuvés antérieurement, qui appuient
des projets approuvés ou bien établis, et pour lesquelles il n’existe
pas d’obligations ou de stipulations extraordinaires. Dans ces
circonstances, les documents d’examen peuvent être télécopiés ou
envoyés par courriel aux membres du GTRSE et assortis d’un
délai plus court. |
F. |
|
Commandites
pluriannuelles
Le GTRSE évalue les
commandites pluriannuelles une fois l’an pour vérifier si les critères
sont toujours respectés, et surtout si la relation mérite d’être
poursuivie selon les résultats de l’analyse des risques et des
avantages. Cette évaluation doit être consignée par
écrit.
Si le GTRSE change d’avis dans son
évaluation de la commandite, ces changements sont soumis à l’examen du
conseil
d’administration. |
G. |
|
Commandites de
tiers
Les commandites provenant d’un tiers pour une
activité menée par l’ACSP, associée à l’ACSP ou annoncée comme étant
une fonction de l’ACSP doivent respecter les Principes régissant les
commandites d’entreprises et la Politique de commandites d’entreprises
de l’Association. Le personnel de l’ACSP doit être informé de la source
originale de la commandite, de son utilisation prévue et de la façon
dont elle sera annoncée. Pour une commandite de plus de
25 000 $, l’examen est mené par
le GTRSE. |
H. |
|
Témoignages de
reconnaissance des commanditaires
Nous encourageons
les témoignages de reconnaissance publique aux commanditaires. Pour
assurer la cohérence et la pertinence de ces témoignages à l’échelle
des programmes et des activités, l’ACSP a élaboré des lignes
directrices.
Conformément aux Principes régissant les
commandites d’entreprises, les remerciements ne mentionnent que le nom,
les logos et les slogans de l’entreprise qui font partie intégrante de
son identité, ses appellations commerciales, ses adresses et ses
numéros de téléphone. L’ACSP ne donne pas son appui moral aux produits
de ses commanditaires.
Les politiques suivantes
s’appliquent aux témoignages de reconnaissance des commanditaires dans
la presse écrite et les médias
électroniques :
|
I. |
|
Rôle du
personnel
Le directeur du Développement du
partenariat et des activités commerciales, en consultation avec la
haute direction, a les responsabilités suivantes (la responsabilité
ultime appartenant à la chef de direction ou à sa représentante ou son
représentant désigné) :
- Examiner
les commandites de moins de 25 000 $;
- Prendre la
décision finale à l’égard des commandites de moins de
25 000 $;
- Étudier les antécédents
et les affiliations des commanditaires éventuels en respectant des
paramètres raisonnables;
- Déterminer si les
politiques générales de l’ACSP s’appliquent à une commandite ou un
commanditaire en particulier;
- Effectuer les
analyses des coûts, des produits livrables et du
financement;
- Consigner par écrit les points à
examiner, les recommandations et les décisions
du GTRSE;
- Consigner par écrit les
engagements et obligations associés à chaque
commandite;
- Produire les comptes rendus périodiques
des résultats et des activités;
- Une fois par année,
compiler et présenter au conseil d’administration, pour divulgation
publique, la liste complète des commanditaires de
l’ACSP;
- Une fois par année, compiler et présenter
au conseil d’administration un rapport détaillé des coûts, des
avantages et de l’impact de chaque commandite reçue au cours des 12
mois
précédents.
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